In baie privaat maatskappye word die aandeleregister dikwels as ’n blote administratiewe formaliteit beskou — iets wat net bygewerk word wanneer ’n maatskappysekretaris daaraan dink of wanneer ’n groot transaksie plaasvind. In werklikheid is die aandeleregister een van die belangrikste statutêre rekords wat ’n maatskappy moet byhou. Indien dit nie korrek en op datum is nie, kan dit ernstige regs-, kommersiële en bestuursrisiko’s inhou.
In terme van die Companies Act 71 of 2008 moet elke maatskappy ’n akkurate aandeleregister byhou wat die huidige aandeelhouers, die aantal en klas aandele wat gehou word, asook besonderhede van enige oordragte of uitreikings weerspieël. Belangrik om te onthou is dat die aandeleregister die primêre regs-bewys van aandelebesit is. Selfs waar aandele-sertifikate bestaan, bly die register die finale rekord van wie wettig die aandele in die maatskappy besit.
Nou verwant aan die aandeleregister is die vereiste dat aandele-sertifikate aan aandeelhouers uitgereik moet word wanneer aandele toegeken of oorgedra word. ’n Aandele-sertifikaat is die formele skriftelike bevestiging deur die maatskappy — gewoonlik onderteken deur gemagtigde direkteure — wat ’n aandeelhouer se reg op spesifieke aandele bevestig. Indien sertifikate nie betyds uitgereik word nie, kan dit onsekerheid oor eienaarskap skep, veral wanneer verhoudings tussen aandeelhouers versleg of wanneer aandele later verkoop of as sekuriteit gebruik word.
Een van die mees algemene risiko’s wat voortspruit uit ’n onvolledige of verouderde aandeleregister, en ontbrekende aandele-sertifikate, is geskille tussen aandeelhouers. Dit gebeur dikwels dat aandele informeel verkoop, oorgedra of “ooreengekom” word sonder dat die nodige besluite geneem by die register bygewerk of sertifikate uitgereik word. Wanneer dividende verklaar word, stemreg uitgeoefen word of ’n besigheid verkoop word, kan hierdie historiese onakkuraathede tot konflik, vertragings en selfs regsaksies lei.
Korrek bygehoue aandeleregisters en behoorlik uitgereikte aandele-sertifikate is ook van groot belang tydens due diligence-prosesse, soos wanneer ’n maatskappy finansiering soek, saamsmelt of verkoop word. Beleggers, banke en regsadviseurs versoek gewoonlik die statutêre rekords van die maatskappy in ’n vroeë stadium. Indien die aandeleregister nie ooreenstem met ondertekende ooreenkomste, besluite of uitgereikte sertifikate nie, skep dit bestuurs- en nakomingsbekommernisse en kan dit die transaksie of die waarde van die besigheid negatief beïnvloed.
Nog ’n belangrike aspek is regulatoriese en nakomingsvereistes. Akkurate aandeelhouding ondersteun voordelige eienaarskap-openbarings (‘i.e beneficial ownership’ verklarings), B-BBEE-
verifikasieprosesse en algemene korporatiewe bestuursstandaarde. Onvolledige of inkonsekwente rekords kan lei tot vertragings met indienings of ook ouditnavrae.
Om ’n korrekte aandeleregister te handhaaf en te verseker dat aandele-sertifikate uitgereik en veilig bewaar word, gaan nie net oor nakoming nie — dit gaan oor die beskerming van aandeelhouersregte, deursigtigheid en die langtermyn-integriteit van die maatskappy. Direkteure het ’n verantwoordelikheid om toe te sien dat alle aandele-uitreikings, oordragte, terugkope en verwante besluite behoorlik gedokumenteer en sonder onnodige vertraging geïmplementeer word.
Besighede word aangemoedig om hul statutêre rekords gereeld te hersien en professionele hulp te verkry waar onsekerheid bestaan. ’n Proaktiewe benadering vandag kan groot regs- en kommersiële probleme in die toekoms voorkom.
Indien u onseker is of u maatskappy se aandeleregister en aandele-sertifikate korrek en op datum is, is dit nou die ideale tyd om ’n nakomingshersiening te doen.
Kontak gerus vir Arné Bester (arne@fhbc.co.za / 021 864 5180) indien u enige navrae of hulp benodig ten opsigte van u maatskappy/e se aandeelhoudingrekords.