Ons verwys graag onder na van die belangrikste wysigings:
Die gewysigde Regulasies laat persone toe om hul regte uit te oefen om beswaar te maak teen die verwerking van persoonlike inligting of om die regstelling of verwydering van persoonlike inligting gratis aan te vra deur verskeie kanale, insluitend per hand, faks, pos, e-pos, SMS, WhatsApp of op enige ander manier wat gerieflik is vir die persoon. Daarbenewens kan persone hul regte telefonies uitoefen en, in so ‘n geval, word van sodanige organisasie vereis om die kommunikasie elektronies op te neem en die opname, of ‘n transkripsie daarvan, op versoek aan die datasubjek beskikbaar te stel.
Wanneer persoonlike inligting ingesamel word, word daar van organisasies vereis om persone in te lig oor hul reg om beswaar te maak en, met betrekking tot versoeke vir die regstelling of verwydering van persoonlike inligting, om die persoon binne 30 dae na ontvangs van die versoek in kennis te stel van die stappe wat in reaksie op die versoek geneem is.
Dit is belangrik vir Inligtingsbeamptes om ook van die volgende kennis te neem: Alhoewel die gewysigde Regulasies die plig op Inligtingsbeamptes geplaas het om ‘n handleiding of implementeringsplan te ontwikkel en in stand te hou ingevolge die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting (PAIA) (wat nietemin steeds van krag is onder PAIA vir organisasies in Suid-Afrika), is die plig om ‘n POPIA-voldoeningsraamwerk te ontwikkel en te implementeer, uitgebrei om te bepaal dat sodanige voldoeningsraamwerk ‘voortdurend verbeter’ moet word. Dit erken die behoefte om ‘n organisasie se voldoeningsraamwerk te hersien en te verbeter met verwysing na voortgesette operasionele en statutêre veranderinge.
Die gewysigde Regulasies maak voorsiening vir die indiening van klagtes by die Inligtingsreguleerder deur enige persoon met ‘n genoegsame persoonlike belang in die relevante klagte, of deur enige persoon wat in die openbare belang optree. ‘n Klagte moet skriftelik ingedien word deur die voorgeskrewe klagtevorm te gebruik en kan per e-pos, faks, pos, koerier of per hand by die Inligtingsreguleerder ingedien word. Bystand sal nou ook beskikbaar gestel word aan klaers wanneer die klagte skriftelik oorgedra word of waar ‘n klagte in ‘n ander taal as Engels indien word.
Die gewysigde Regulasies stel gedetailleerde vereistes vir die inhoud van klagtes uiteen en laat klaers toe om te versoek dat hul identiteit nie bekend gemaak word nie. Die Inligtingsreguleerder sal egter die redes vir sodanige versoek tot anonimiteit oorweeg voordat ‘n besluit in hierdie verband geneem word.
Waar organisasies betrokke is by direkte bemarking, let op die volgende belangrike wysigings in die verband:
‘n Organisasie wat direkte bemarkingskommunikasie aan ‘n persoon wil stuur wat nie ‘n bestaande kliënt is nie, moet die toestemming van daardie persoon verkry op ‘n manier wat gerieflik, gratis en redelik toeganklik vir die persoon is, insluitend per e-pos, telefoon, SMS, WhatsApp of outomatiese oproepmasjien. Indien ‘n versoek om toestemming telefonies of deur ‘n outomatiese oproepmasjien gemaak word, word daar van die organisasie vereis om ‘n elektroniese opname van die toestemming te hou en die opname, of ‘n transkripsie daarvan, op versoek aan die persoon beskikbaar te stel. Hierdie vereiste stem ooreen met die Riglyne oor Direkte Bemarking wat laat verlede jaar deur die Inligtingsreguleerder vrygestel is.
Terwyl organisasies kragtens die vorige Regulasies ‘n persoon se toestemming moes verkry deur Vorm 4 wat by die Regulasies aangeheg was te voltooi, laat die gewysigde Regulasies toe dat toestemming verkry word in ‘n vorm wat wesenlik soortgelyk is aan Vorm 4. Kortliks beteken dit dat organisasies die goedere of dienste wat bemark moet word, spesifiseer en die persoon se toestemming verkry om bemarkingskommunikasie met betrekking tot hierdie spesifieke goedere of dienste te ontvang, insluitend met die spesifieke metode van kommunikasie wat die persoon sou verkies.
Toestemming in die konteks van direkte bemarking vereis ‘n positiewe aksie. ’n Persoon moet dus positief aandui dat hy / sy die bemarkingsinligting wil ontvang op ‘n verkose wyse en is die beskikbaarheid van om te kan aandui dat die persoon nie die bemarking wil ontvang nie, nie voldoende nie. ‘n Persoon kan dus nie ingesluit word by direkte bemarking sonder dat hy / sy toegestem het daartoe nie, en wel in die formaat soos bo aangedui.
Laastens is daar dan nou ook voorsiening gemaak in die gewysigde Regulasies vir die moontlikheid vir ‘n organisasie aan wie ‘n administratiewe boete opgelê word en nie in staat is om die boete in ‘n enkelbedrag te betaal nie, om reëlings met die Inligtingsreguleerder te tref om die boete in paaiemente te betaal. By die bepaling van ‘n gepaste betalingstydperk sal die Inligtingsreguleerder die finansiële omstandighede van die organisasie en enige ander relevante redes wat die organisasie se bekostigbaarheid direk of indirek kan beïnvloed, in ag neem.
Dit is belangrik vir kliënte / persone wat reeds POPIA in hul organisasies implementeer het, om hulle bestaande voldoeningsraamwerke na te gaan en te verseker dat hulle steeds in lyn is met die statutêre en regulatoriese vereistes soos gestel deur POPIA en PAIA.
Vir diegene wat nog nie aandag gegee het aan POPIA en PAIA voldoening nie, nog nie ‘n inligtingsbeampte by die Inligtingsreguleerder geregistreer het nie en ook nog nie aandag gegee het aan die indiening van hul organisasie se jaarlikse PAIA verslag nie (spertyd was 30 Junie 2025), om daadwerklik hieraan aandag te gee, vroeër eerder as later.
Kontak gerus vir monique@fhbc.co.za of vir lorraine@fhbc.co.za indien u enige bystand benodig met POPIA en PAIA voldoening of implementering.